Para empresas com grandes quantidades de transações com cartão, o processo de conciliação de cartões de crédito e débito é uma etapa fundamental na verificação de dados financeiros.

Muitos profissionais de empresas varejistas, sofrem para conseguir ter visibilidade total (e confiável) sobre suas contas recebidas de cartão de crédito e débito, devido ao aumento da complexidade correspondente, problemas com a integridade dos dados e uma taxa crescente das transações mensais.

Sem uma conciliação exata e sem erros, o varejista pode deixar passar muitas informações e estar definitivamente, perdendo dinheiro.

Triste não é? Mas é a realidade de milhares de empresas e supermercados por todo o Brasil, e o pior, os varejistas estão acostumados em fazer todo este trabalho de forma precária e inconsistente, muitas vezes sem entender o quão grave é a situação.

Principais desafios enfrentados: você se identifica com algum?

Aquisição e integridade dos dados na conciliação de cartões

Pode ser muito difícil conciliar transações de um ou vários registros para a declaração de cartão de crédito.

Crescimento do volume de transações

Embora o crescimento seja sempre um objetivo, a conciliação pode começar rapidamente fora de mão após alcançar apenas algumas centenas de transações mensais. Os write-offs são um infeliz resultado deste problema e são contrários à integridade e crescimento financeiro da empresa.

Difícil ou nenhuma identificação de exceção e solução

Em ambientes manuais ou semi-manuais, a maior parte do tempo é gasto na confirmação de itens correspondentes. Se uma exceção foi identificada, muitas vezes não há um processo de solução estabelecido para garantir que uma correção flua no processo. Soluções existentes podem não ter a rotulagem automatizada e funcionalidade de notificações para permitir gerenciamento eficiente da exceção. Uma vez que a conciliação ocorreu, não há nenhum processo confiável de que informações precisam para postar de volta para o sistema da empresa e como isso deve ocorrer.

Difícil colaboração

Em vez de colaborar na solução de itens problemáticos, os membros da equipe são sobrecarregados – muitas vezes somando transações de um lado para igualar um saldo em massa do outro lado.

Baixa visibilidade

Uma vez que as transações se acumulam diariamente, há constantemente um atraso e o status da conta não está claro. A equipe tem que analisar através de várias fontes de dados e relatórios para encontrar detalhes da transação, enquanto a gestão tem pouca ou nenhuma visibilidade do risco potencial.

A deriva

Incapacidade de relatar inteligentemente sobre a atividade de conciliação de cartão de crédito.

E ainda podemos citar mais alguns dos inúmeros problemas que a falta de gerenciamento eficiente da conciliação de cartões pode apresentar:

• Informações sobre os pedidos de pagamento recebidos
• Verificar quais compras individuais não entraram no banco
• Relatórios concluídos para a conta mensal e registros abertos
• Taxas dos cartões por centro de custo diretamente no sistema

É difícil, para não dizer exaustivo e até mesmo sem controle adequado ou sequer alguma auditoria, fica complicado o empresário ter total confiança na sua conciliação de cartões.

Não é incomum que as transações acabam na conta de liquidação nas contas, que são debitadas manualmente a cada dia com base nas informações da bandeira do cartão. Se as transações não foram automaticamente incluídas nas contas, a conciliação pode consistir em contabilizar todos os dados informados pela bandeira detentora do cartão.

A proporção de vendas feitas através de cartões de crédito raramente é grande, mas o trabalho da contabilidade de forma manual é muito exigente e nem sempre 100% confiável, muito menos rápido.

Uma solução de conciliação de ponta a ponta, como o da Satus, pode reduzir a exposição ao risco ao mesmo tempo em que erradica completamente os processos ineficientes e intensivos.

Como você pretende continuar controlando a conciliação de cartões na sua empresa?